Sistemas de gestión documental
Las bases de datos son una colección de datos relativos a un área del conocimiento, sobre los cuáles se realizan procesos de gestión de información gracias a un sistema de gestión documental.
Las bases de datos se componen de: entidad (cosas sobre las que se contiene información), atributo (característica de las entidades), registro (representación de las entidades), campos (partes en las que se articula un registro) e índice (estructura que relaciona una entidad con su localización).
Los índices pueden ser de tipo directo, es decir, que un número de registro va a un contenido, o invertido, que desde un contenido puedes ir al número de registro. Lo que esto quiere decir es que con un índice directo sólo puedes buscar por número de identificador, pero con un fichero invertido puedes buscar por otro tipo de elementos, como materias, etc.
Los sistemas de gestión de bases de datos nos permiten la creación, mantenimiento y explotación de las bases de datos. Podemos encontrar los sistemas que se basan en el modelo relacional (Sistemas de Gestión de Bases de Datos o SGBD) y los sistemas que se basan en el modelo textual (Sistemas de Gestión Documental o SGD).
Los primeros se especializan en datos numéricos o cadenas de caracteres cortos, la información se encuentra en tablas y sólo se indiza la primera cadena de caracteres de cada campo. Además usan campos de extensión predeterminados muy limitados para la información textual e incluyen índices directos.
Los segundos están preparados para usar información textual, pueden indizar el contenido de todo el campo (palabra a palabra o por descriptores), los campos son de extensión variable, disponen de ayuda de edición y usan índices analíticos, entre otras características.
Una opinión
Las bases de datos pueden ser una gran ayuda, pero también un desastre. No hay nada peor que una base de datos complicada, mal ordenada, o sin sentido. Por ello, es conveniente siempre pensar en la usabilidad y la accesibilidad para un mejor uso de la aplicación.
Practica, practica
Un Sistema de Gestión de Bases de Datos no es un Sistema de Gestión Documental ¿Por qué?