La normalización de la descripción archivística
La descripción en la archivística es una de las actividades claves, ya que no solo pone en contacto el documento con los usuarios, sino que además sirve para que el archivero tenga conocimiento de lo que hay y cómo recuperarlo después.
Estos procesos se han ido automatizando con el tiempo, y gracias a las nuevas tecnologías se ha conseguido que este proceso sea menos tedioso y más rápido.Pero hay que tener una normalización de la descripción archivística, ya que sin ella no podríamos encontrar los documentos nada más que en nuestro archivo, y si trabajaran dos personas diferentes, sólo los que nosotros hemos descrito.
Para ello tenemos la normal ISAD (G), aunque antes hubo muchas otras. Esta norma puede utilizarse en todos los niveles (fondo, sección, serie, subserie, expediente y documento), pero está pensada sobre todo para los dos primeros.
El lenguaje documental se controla y normaliza con la norma ISAAR, que es una derivación de la ISAD (G). Formula unas normas generales para establecer registros de autoridad archivísticos para la descripción de las instituciones, las personas y las familias que se puedan identificar como productores de documentos de archivo en las descripciones.
Para Internet utilizaremos la EAD, es decir, la Descripción Archivística Codificada. Basada en HTML, se adapta a todos los cambios y es muy flexible a la hora de componer campos, ya que ha de añadirlos según se vayan desarrollando.
Una opinión.
Sin duda la archivística digital es uno de los campos menos conocidos de toda la documentación digital, y a su vez, paradójicamente de los que más rendimiento pueden sacar a Internet y sus nuevos conceptos. Es importante seguir muy de cerca todos los avances para no perderse, ya que se desarrolla a una velocidad de vértigo.
Practica, practica
¿Cuáles fueron los inicios de la EAD?